社員アンケートの結果を、組織改善へどうつなげるか
社員が会社や仕事について、どのように感じているのか。
組織の状態を把握するために、社員アンケートや組織サーベイを実施する企業があります。
回答を数値化すれば、満足度が低い項目や、部署・役職ごとの傾向が見えてきます。
普段の会話では出てこない意見を確認できることもあります。
ただし、アンケート結果だけを見て、すぐに改善策を決めるのは注意が必要です。
なぜなら、アンケートから分かるのは、組織で起きていることの一部だからです。
アンケートは、組織課題を断定するためのものではありません。
社員との対話を始め、会社の実態を確認するための材料として活用することが大切です。
① 数値の低い項目が、そのまま課題とは限らない
社員アンケートでは、回答を点数化し、項目ごとの平均値を確認することがあります。
例えば、
・評価への納得感が低い
・上司とのコミュニケーションに課題がある
・自分に期待されている役割が分かりにくい
・成長を実感しにくい
といった傾向が表れることがあります。
しかし、数値が低いからといって、その項目だけを改善すればよいとは限りません。
評価への納得感が低い背景には、評価基準そのものではなく、上司からの説明不足があるかもしれません。
自分の役割が分かりにくい背景には、職務分担だけでなく、
役職ごとに求められる行動が共有されていない可能性もあります。
表面に出た回答の背景を確認しなければ、実際に取り組むべきことは見えてきません。
② 同じ回答でも、受け止め方は人によって異なる
アンケートには、回答した理由まですべて書かれているわけではありません。
同じ「評価に納得していない」という回答でも、その背景は異なります。
ある社員は、評価基準が分かりにくいと感じているかもしれません。
別の社員は、評価結果について十分な説明がなかったと感じているかもしれません。
また、評価する側も、基準は理解していても、
具体的にどの行動をどのように評価すればよいか迷っていることがあります。
そのため、数値や自由記述だけで判断せず、
個別のヒアリングを通じて、具体的な場面や認識を確認する必要があります。
ここで重要なのは、「誰の意見が正しいか」を決めることではありません。
同じ制度や出来事が、立場によってどのように見えているのかを把握することです。
③ アンケートとヒアリングを照らし合わせる
アンケートとヒアリングは、それぞれ別の調査ではありません。
アンケートで組織全体の傾向をつかみ、ヒアリングでその背景を確かめる。
この二つを組み合わせることで、組織の状態が具体的に見えてきます。
例えば、アンケートでは「上司とのコミュニケーション」に大きな問題がないように見えても、ヒアリングでは、
・日常的な会話はできている
・仕事の相談にも対応してもらえる
・ただし、評価や今後の役割について話す機会は少ない
という状況が分かることがあります。
この場合、単純に「社内コミュニケーションを増やす」という改善策では十分ではありません。
必要なのは、評価面談の進め方を整えることや、本人に期待する役割を具体的に伝えることかもしれません。
アンケートの数値と実際の業務、制度の運用、社員の声を照らし合わせることで、取り組むべき課題を絞り込めます。
④ すべての意見を、そのまま制度へ反映するわけではない
社員の声を聞くことは大切です。
一方で、集まった意見をすべて制度やルールへ反映すればよいわけではありません。
社員によって立場や経験、担当業務は異なります。
個人の希望と、組織全体として必要なことが一致しない場合もあります。
大切なのは、意見を採用するか否かを一つずつ判断することではなく、複数の意見に共通する背景を整理することです。
例えば、「評価が分かりにくい」という声が複数あった場合、単に評価項目を減らすのではなく、
・評価項目の言葉が抽象的ではないか
・具体的にどのような行動が求められているか
・役職によって期待される行動が区別されているか
・評価者によって判断基準が異なっていないか
・評価結果を本人へ説明できているか
といった点を確認します。
社員の声を、個別の要望として処理するのではなく、組織の仕組みを見直す材料として捉えることが必要です。
⑤ 最後は、具体的な行動へ落とし込む
アンケートとヒアリングを実施しても、調査結果を共有するだけでは組織は変わりません。
確認した内容を、日々の仕事や行動へ落とし込む必要があります。
例えば、評価項目に「主体性」と書かれていても、人によって受け取り方は異なります。
そこで、
・指示を待つだけでなく、自分から進捗を報告する
・問題が起きたときに、状況と対応案を整理して相談する
・担当業務だけでなく、周囲の状況を見て必要な支援を行う
など、実際の仕事で確認できる行動へ置き換えます。
さらに、一般社員、リーダー、管理職では、求められる行動も異なります。
評価項目に具体的な行動例を加え、役割ごとの期待を整理することで、社員は「何を意識すればよいのか」を理解しやすくなります。評価する側も、判断や説明がしやすくなります。
まとめ
社員アンケートは、組織の状態を知るための有効な方法です。
ただし、結果の数値だけを見て、すぐに改善策を決めるものではありません。
アンケートで全体の傾向を把握し、ヒアリングで背景を確認する。さらに、実際の業務や制度の運用状況と照らし合わせ、組織として取り組むべき課題を整理する。
そのうえで、評価項目や役割を、日々の仕事で確認できる具体的な行動へ落とし込んでいくことが重要です。
社員の声を聞くことが目的ではありません。
聞いた声を、社員と組織がより良く動くための仕組みへつなげることが、組織改善の第一歩になります。
社員アンケートや個別ヒアリングを実施したものの、その後の改善へつなげられていない場合は、結果の背景と、制度・業務の実態を一度照らし合わせてみてはいかがでしょうか。
組織課題の整理や社員ヒアリング、評価項目・役割の具体化についてお悩みの際は、お気軽にご相談ください。